GoBD: E-Mails und Belege richtig archivieren
Das Wichtigste in Kürze
Die GoBD verlangt, dass steuerrelevante digitale Unterlagen vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar aufbewahrt werden — auch geschäftliche E-Mails und Rechnungen im Anhang. Seit 2025 gelten für Buchungsbelege 8 Jahre, für Geschäftsbriefe 6 und für Jahresabschlüsse 10. Wichtig ist ein System, das nichts nachträglich ändern lässt — das normale Postfach genügt dafür nicht.
„Das drucke ich mir aus und hefte es ab“ — bei digitalen Belegen reicht das längst nicht mehr. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) verlangt, dass steuerrelevante Unterlagen digital, vollständig und unveränderbar aufbewahrt werden. Was viele übersehen: Das betrifft auch geschäftliche E-Mails.
Was die GoBD im Kern verlangt
Vier Grundsätze stehen im Mittelpunkt:
- Unveränderbarkeit. Ein abgelegter Beleg darf nachträglich nicht mehr unbemerkt geändert oder gelöscht werden.
- Vollständigkeit. Es muss alles aufbewahrt werden, was steuerlich relevant ist — lückenlos.
- Nachvollziehbarkeit. Wer wann was abgelegt hat, muss nachvollziehbar bleiben (Protokollierung).
- Verfügbarkeit. Die Unterlagen müssen über die ganze Frist lesbar und schnell auffindbar sein.
Welche Fristen gelten
Die Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich je nach Art des Dokuments (Stand 2025):
- 8 Jahre für Buchungsbelege wie Rechnungen — seit dem 1. Januar 2025 verkürzt von zuvor zehn Jahren.
- 10 Jahre für Jahresabschlüsse und Handelsbücher.
- 6 Jahre für Geschäfts- und Handelsbriefe, wozu auch geschäftliche E-Mails zählen.
Welche Frist im Einzelfall greift, ist nicht immer eindeutig — lassen Sie die Einordnung im Zweifel von Ihrer Steuerberatung prüfen.
Warum E-Mails dazugehören
Eine E-Mail ist aufbewahrungspflichtig, sobald sie steuerlich relevant ist: eine Auftragsbestätigung, ein Angebot, eine Rechnung im Anhang. Sie gilt dann als Geschäftsbrief oder als Beleg — und das normale Postfach ist kein zulässiges Archiv, weil sich Nachrichten dort löschen und verändern lassen. Nötig ist ein System, das eingehende und ausgehende E-Mails automatisch und unveränderbar sichert.
Wie kleine Betriebe das umsetzen
Sie brauchen kein Konzern-System. Wichtig sind drei Dinge: ein revisionssicheres Archiv statt loser Ordner, eine klare Verfahrensdokumentation (wer legt was wie ab) und der Grundsatz, digitale Originale auch digital zu behalten. Das gilt besonders für E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD — sie sind das Original und gehören digital ins Archiv. Wer seine Buchhaltung ohnehin mit Lexware führt, kann die Archivierung sauber anschließen.
Wie wir unterstützen
Wir richten die GoBD-konforme Ablage mit Ihnen ein — vom E-Mail-Archiv bis zur Verfahrensdokumentation — und binden sie an Ihre Buchhaltung an. Mehr dazu auf unserer Seite zum Lexware-Service; speziell zur elektronischen Rechnung lesen Sie unseren Überblick zur E-Rechnung.
Diese Seite ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Im Zweifel stimmen Sie die konkrete Umsetzung mit Ihrer Steuerberatung ab.
Häufige Fragen
Muss ich geschäftliche E-Mails wirklich archivieren?
Ja, sobald sie steuerlich relevant sind — etwa eine Auftragsbestätigung oder eine Rechnung im Anhang. Solche E-Mails gelten als Geschäftsbrief beziehungsweise als Beleg und sind aufbewahrungspflichtig. Das normale Postfach reicht dafür nicht, weil sich Nachrichten dort löschen oder ändern lassen.
Wie lange muss ich Unterlagen aufbewahren?
Es gibt mehrere Fristen: Buchungsbelege wie Rechnungen seit 2025 acht Jahre (vorher zehn), Jahresabschlüsse und Handelsbücher zehn Jahre, Geschäfts- und Handelsbriefe sechs Jahre. Welche Frist für welches Dokument gilt, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung — die Einordnung ist nicht immer eindeutig.
Was bedeutet revisionssicher?
Dass ein einmal abgelegtes Dokument nicht mehr unbemerkt verändert oder gelöscht werden kann und jederzeit auffindbar bleibt. Technisch sorgt dafür ein Archivsystem, das jede Ablage protokolliert und Versionen festhält — nicht ein Ordner auf dem Schreibtisch-PC.
Gilt das auch für E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD?
Ja, und zwar besonders. Eine E-Rechnung ist das digitale Original und muss digital sowie revisionssicher aufbewahrt werden — ein Ausdruck genügt nicht. Seit Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ist ein sauberes digitales Archiv ohnehin Pflichtprogramm.
Mehr dazu: Lexware-Service